Extern meldpunt voor integriteitsinbreuken
APK Group is een voorvechter van maatschappelijk verantwoord en ethisch ondernemen en hecht dan ook veel belang aan het bestrijden van discriminatie en (pogingen tot) fraude en/of omkoping. Wij stellen immers hoge eisen aan onszelf om ervoor te zorgen dat we een onderneming zijn dat uw vertrouwen waard is.
APK Group wil dan ook elkeen de kans geven om omstandigheden te melden die mogelijks niet stroken met de kernwaarden van APK Group, met haar fraude- en integriteitspolicy en/of met de geldende wet- en regelgeving.
Omwille van deze reden heeft APK Group een extern meldkanaal ingevoerd dat beschikbaar wordt gesteld aan alle medewerkers en aan andere belanghebbenden (leveranciers, onderaannemers, vakbonden, klanten, etc.).
Het systeem is veilig, gemakkelijk te gebruiken, vertrouwelijk en anoniem indien nodig.
Hoe werkt het?
Belanghebbenden kunnen hun melding(en) doen via EthicsAlert, een beveiligde webapplicatie die beschikbaar wordt gesteld door een gespecialiseerde onafhankelijke derde partij.
1. U kan 24/24 en 7/7 een melding (al dan niet anoniem) doen via EthicsAlert in vier talen (Nederlands, Frans, Duits en Engels). U krijgt vervolgens een unieke veiligheidscode die u zal toelaten om de melding op te volgen en/of een vertrouwelijke dialoog aan te gaan met onze interne meldingsbeheerder.
2. Na ontvangstmelding zal de interne meldingsbeheerder de ontvankelijkheid nagaan en instaan voor een eerste beoordeling. U wordt van de ontvankelijkheid op de hoogte gebracht.
3. De interne meldingsbeheerder maakt vervolgens een advies over de Meldingscommissie van APK Group met het oog op de verdere aanpak.
4. De Meldingscommissie van APK Group, bestaande uit vertegenwoordigers van het Intern Auditcomité, de juridische dienst en HR, zal op basis van voormeld advies beslissen of en, zo ja, door wie, met welke middelen en met welke methode het verder onderzoek zal worden uitgevoerd.
5. Na afloop van het verder onderzoek zal de Meldingscommissie het resultaat en het gegeven gevolg, al dan niet via interne meldingsbeheerder, naar U terugkoppelen. .
Het beveiligd meldplatform is erop gericht vermoedens van inbreuken op een gebruiksvriendelijke en vertrouwelijke manier te ontvangen, onderzoeken en beoordelen. Om de anonimiteit van de melder, alsook de integriteit en vertrouwelijkheid van de melding te kunnen garanderen, wordt gebruik gemaakt van een zeer strenge versleutelingstechniek.
Concreet betekent dit dat APK Group op geen enkele wijze de identiteit van de melder kan achterhalen, tenzij er door de melder voor wordt gekozen om zijn (of haar) identiteit bekend te maken.
APK Group zal de data alleszins steeds verwerken in overeenstemming met haar Privacyverklaring.
Meldingen van inbreuken op de wetgeving kunnen ook gebeuren ten aanzien van de externe autoriteit voor de private sector, met name de Federale Ombudsman. De meldmogelijkheid bij de Federale Ombudsman kan U vinden via https://www.federaalombudsman.be/nl/meldingsformulier.